CONTROL Y METODOLOGÍAS
Una guía completa para los controles de proyectos de construcción
Fecha de publicación19 de septiembre de 2024 Autor A J Waters
A principios de la década de 1960 , el Departamento de Defensa de EE. UU. se encuentra en plena respuesta rápida a la amenaza de una "guerra fría ". Intenta desarrollar tecnología y proyectos inéditos, y los lleva a cabo con prisa. Los riesgos son altos, los plazos ajustados y los presupuestos sometidos a un riguroso escrutinio. Para aliviar la presión, los sistemas de control de gestión de costos necesitaban una revisión seria.
Entra la Armada y su nuevo concepto de Técnica de Revisión de Evaluación de Programas (PERT). En 1962, junto con un equipo de la Universidad de Stanford , la Armada emprendió un proyecto para simular el trabajo de un proyecto añadiendo recursos para facilitar la gestión del tiempo y los costos. Esto condujo al surgimiento de la gestión del valor ganado (EVM) , el principio básico de lo que hoy se conoce como controles de proyecto .
¿Qué son los controles de proyectos de construcción?
Los controles de proyecto son simplemente eso: un conjunto definido de procesos para recopilar y analizar datos de costos y cronogramas para mantener el control de un proyecto . Consiste en la integración de los tres pilares de un proyecto de construcción ( alcance, costo y cronograma ) para medir con precisión su desempeño. Por lo tanto, en su nivel más básico, los controles de proyecto giran en torno a la EVM.
Basándose en los valores planificados frente a los reales, la EVM predice objetivamente los resultados futuros de un proyecto a partir de patrones históricos . Esta predicción constituye un indicador adelantado para los gerentes de proyecto , permitiéndoles realizar ajustes en consecuencia. Si bien ha habido numerosas iteraciones y expansiones en las décadas posteriores , los principios fundamentales del control de proyectos siguen siendo los mismos.
Componentes clave de los controles de proyectos de construcción
Los controles de proyectos de construcción se centran en la consistencia de las métricas de rendimiento . Esto implica establecer una línea base para el proyecto que permita cambios controlados y una medición detallada del rendimiento. En otras palabras, los controles adecuados del proyecto comienzan antes del inicio del proyecto y continúan evolucionando a medida que avanza .
Planificación y programación
Si no sabes adónde vas, ¿cómo esperas llegar? Por eso, el primer paso para saber cómo liderar un proyecto es desarrollar el cronograma. Este es el esquema fundamental del trabajo a realizar , pero no se trata simplemente de poner fechas en una página.
Recuerde que la clave de la colaboración entre la Marina y Stanford fue integrar los recursos y los costos en el cronograma . De esta manera, se crea una valoración del trabajo planificado, o como a EVM le gusta llamarlo, el presupuesto y el costo del trabajo programado. Esto establece la línea base y se convierte en el mapa para el desarrollo de su proyecto.
Gestión de costes
Si bien integrar los costos con el cronograma del proyecto es sumamente valioso, la gestión de costos no se limita a eso. Como mencionamos, el control del proyecto requiere un conjunto de reglas para controlar los cambios a lo largo de todo el proyecto. Si algo es seguro, es que se producirán cambios en un proyecto. La forma en que se gestionen dichos cambios será fundamental para mantener los costos alineados con el cronograma y el alcance.
En esencia, el pronóstico del proyecto solo puede proyectarse hacia la trayectoria que comprende. Si esta cambia, la situación se vuelve rápidamente confusa. Desarrollar un proceso controlado de gestión de costos le permitirá tomar las medidas necesarias para mantener el éxito del proyecto .
Gestión de riesgos
A medida que los proyectos de construcción se vuelven cada vez más grandes y complejos, se ha puesto cada vez más énfasis en la necesidad de integrar la gestión de riesgos en los controles del proyecto. Identificar y evaluar los riesgos potenciales que afectan el camino perfecto hacia el rendimiento es fundamental para comprender la certeza de los resultados.
Al hacerlo, las estrategias de mitigación de riesgos se convierten en parte integral de su plan de proyecto. Si bien todos deseamos que el proyecto siga un rumbo favorable, la experiencia nos ha enseñado algo diferente. Como dice el refrán , «no planificar es planificar el fracaso ». Al elaborar planes que mitiguen el riesgo, se asegura la estabilidad del proyecto.
Medición del desempeño
Por supuesto, toda esta configuración y control no significa nada sin la capacidad de monitorear el progreso. La medición del rendimiento es el factor que evalúa los costos reales y el valor obtenido en comparación con el plan original. Con cada nuevo punto de progreso acumulado, se obtiene una mejor comprensión de si el rendimiento es inferior o superior al esperado.
En otras palabras, el valor ganado (ganado) versus el quemado (costos reales) se convierte en su mejor aliado. Esto impulsa la toma de decisiones informadas , comparando las variaciones entre los datos reales y los planificados. Es cuantitativo y objetivo , eliminando las emociones de los datos . A medida que el pronóstico comienza a desviarse , ya no hay que depender de la intuición ; se pueden tomar medidas para ajustar el rumbo en consecuencia.
Cómo implementar controles de proyecto efectivos
Quizás haya notado a lo largo de nuestra conversación que los principios subyacentes de la EVM y los controles de proyectos no dependen del tamaño ni la complejidad del proyecto. Si bien mencionamos brevemente el aumento de la complejidad al hablar de los riesgos, eso no cambia la base de lo que se requiere . Implementar eficazmente los controles del proyecto puede beneficiar a proyectos de cualquier tipo y tamaño . La clave está en comprender qué nivel de detalle y control es importante para usted.
Configuración de sistemas de control de proyectos
Ante todo , debe poder definir adecuadamente el trabajo. Esto implica seleccionar un sistema de control de proyectos que se adapte a su estructura de desglose del trabajo . Si bien no es necesario que esta estructura sea excesivamente compleja, es importante que los elementos del trabajo que planea rastrear sean mutuamente excluyentes. Mantener la simplicidad es vital para garantizar una recopilación adecuada de datos sobre el terreno.
A partir de ahí, debe poder asignar valor al trabajo definido. Por lo tanto, la interconexión del sistema entre las estructuras de desglose del trabajo y las fuentes de financiación (como los contratos) permite la creación eficiente del valor planificado. Además, recuerde que el cronograma y el alcance son igualmente importantes a la hora de asignar valor ; por lo tanto, un sistema integral incluirá la planificación y el seguimiento de estos datos adicionales .
Finalmente, un sistema de control de proyectos eficaz permitirá la asignación de reglas de ganancias para cada elemento. Aquí es donde el nivel de complejidad deseado se verá claramente reflejado, ya que las reglas de ganancias pueden ser simples casillas de verificación de un solo paso o reglas complejas basadas en un proceso de varios pasos. Sea cual sea su preferencia, seleccionar un sistema de control de proyectos que permita la escalabilidad en proyectos grandes y la simplicidad en proyectos pequeños será fundamental .
A partir de ahí , todo gira en torno a la ejecución . Y para ello , necesitarás un análisis detallado.
Monitoreo y elaboración de informes
Desde el nacimiento de los controles de proyectos a principios de la década de 1960, las curvas S han sido parte integral de la monitorización y la generación de informes visuales del rendimiento de los proyectos . Llamadas así por su forma reconocible, esta curva matemática, que muestra los valores planificados, reales y obtenidos a lo largo del tiempo, se considera ahora un requisito fundamental para los sistemas de control de proyectos. Para ir un paso más allá, proyectar los valores previstos de cada curva hacia el futuro es la base para tomar las decisiones informadas que mencionamos anteriormente.
Una vez cubierto este gráfico básico, el resto de los indicadores clave de rendimiento (KPI) importantes para los controles del proyecto quedan a su criterio. Muchas de las métricas adicionales a considerar incluyen la estimación para completar, la estimación al finalizar, la varianza, la varianza al finalizar y, por supuesto, los índices de rendimiento: el índice de rendimiento de costos (CPI) y el índice de rendimiento del cronograma (SPI).
Al evaluar posibles sistemas para la viabilidad del seguimiento de los controles del proyecto, tenga en cuenta estos atributos. Cuantos más paneles de control pueda configurar para sus equipos de gestión de proyectos, mejores indicadores clave tendrá para la entrega exitosa de proyectos .
Ajuste y mejora de costos
Si bien evaluar los criterios de configuración y comprender detalladamente las métricas de rendimiento son fundamentales, todo culmina en la capacidad de realizar ajustes a medida que avanza el proyecto . Algunos de estos ajustes serán tácticos, modificando las operaciones y el equipo para mejorar el rendimiento y mantener el proyecto en marcha.
Otros ajustes serán más técnicos y requerirán la planificación, revisión y aprobación de una nueva estructura de desglose del trabajo y sus valores correspondientes. Aquí es donde la implementación de un sistema de control de proyectos totalmente integrado cobra mayor valor. Cuando se puede procesar un problema como un cambio pendiente, planificarlo, asignar los costos adecuados y obtener la aprobación de todas las partes sin necesidad de salir del sistema, se cuenta con un sistema de control de proyectos .
Desafíos comunes y cómo resolverlos
Entonces, ¿ qué puede dificultar que las empresas implementen controles de proyectos integrales?
Cómo afrontar los cambios de alcance
Bueno, siendo honestos con nosotros mismos, la capacidad de gestionar el cambio sigue siendo la mayor dificultad. Por eso es tan importante una solución totalmente integrada. Crear el plan y emprender el camino son solo el comienzo, pero las cosas pueden salir mal , y lo peor que se puede hacer es reaccionar sin pensar . Diseñar un sistema de control con el cambio en mente desde el principio facilita el proceso a medida que el proyecto se complica .
Y nada es más engorroso que la duplicación de datos en un sistema que separa a los planificadores de los aprobadores. Elimine el cuello de botella y la posibilidad de escribir incorrectamente información crítica implementando un proceso que permita a todos los interesados del proyecto participar .
Abordar los sobrecostos
Con los cambios generados por imprevistos bajo control, el siguiente paso es abordar dónde los proyectos fallan simplemente debido a una planificación deficiente . Los sobrecostos son rampantes en la industria de la construcción hoy en día, pero esto no tiene por qué ser así.
Al integrar el alcance, el costo y el cronograma para crear controles de proyecto, los indicadores principales se volvieron más reveladores. A medida que cambian las cosas, la actualización continua de tiempo y costo se mejora al reunir esta información en un solo sistema. Esto facilita la toma de decisiones de gestión mediante el análisis de información en tiempo real .
Gestión de retrasos y problemas de programación
Finalmente, si algo hemos aprendido en los últimos cinco años, es que la programación en torno a la cadena de suministro puede ser un verdadero desafío. Conocer la interconexión de un activo singular dentro del alcance del proyecto y el impacto que un retraso en el envío puede tener en la totalidad del proyecto es fundamental para mantenerlo bajo control .
Esa , más que cualquier otra cosa, era la necesidad fundamental del Departamento de Defensa en la década de 1960. Mantenerse al día y a la vanguardia en la carrera tecnológica era de suma importancia, y los controles de proyectos se crearon e implementaron con ese propósito fundamental.
Funcionaron para superar retrasos y problemas de programación en aquel entonces; siguen funcionando hoy.
