13 errores al presentar propuestas para licitaciones de construcción.
13 errores al presentar propuestas para licitaciones de construcción,
Fuente: arquitectura.com.mex. |08.01.20
Elaborar una propuesta ganadora es mucho más complicado que juntar algunos números y esperar lo mejor. Una buena preparación para ofertar en un concurso o licitación requiere mucho tiempo y esfuerzo que involucra desde leer y comprender en su totalidad los planos y especificaciones técnicas hasta estimar de forma precisa el costo de la mano de obra, materiales y equipos.
Cometer incluso el error más pequeño puede ser la diferencia entre tener una propuesta ganadora y perder un proyecto deseado.
En este documento, discutiremos trece (13) de los errores más importantes que los contratistas y estimadores cometen cuando elaboran una propuesta para un concurso o licitación.
Error 1: OFERTAR EN PROYECTOS EQUIVOCADOS
No tienes que ofertar en cada trabajo con el que te cruces. El ganar trabajos que tu compañía no puede realizar adecuadamente, puede ser tan costoso como no ganarlos. Recuerda, nunca es muy tarde para abandonar una oferta en la que estás trabajando. Por ejemplo, digamos que compraste la documentación, asististe a la junta de aclaraciones y empezaste a calcular los precios de subcontratistas y a sacar costos, sólo para descubrir que tu compañía no obtendrá una ganancia aceptable. Lo mejor que puedes hacer es abandonarlo y pasar al siguiente proyecto. Si en algún momento, durante la preparación de una oferta, determinas que tu compañía no puede manejar de forma adecuada el alcance y los requerimientos del proyecto, tienes que tomar la decisión de negocios inteligente de abandonar la licitación. El encontrar el balance adecuado entre ofertar y ganar suficientes trabajos, puede ser difícil. Por un lado, no quieres ofertar y ganar demasiados trabajos hasta llegar al punto donde no puedes administrar y entregar los proyectos de forma adecuada; pero, tampoco quieres tener tan pocos trabajos que no ganes suficiente dinero y tus trabajadores no se mantengan ocupados. Seleccionar el trabajo adecuado en el cual ofertar es vital para mantener un negocio rentable.
Error 2: FORMULARIOS Y DOCUMENTOS DE LICITACIÓN INCOMPLETOS
No completar adecuadamente la propuesta técnica para el concurso y omitir documentos requeridos es una manera infalible de perder un concurso que podrías haber ganado. Los documentos y trámites solicitados, van desde garantías de seriedad hasta acuses de recibo de cualquier anexo. Una buena manera de asegurarse de que tienes todo el papeleo requerido para tu oferta, es hacer una lista de control mientras la preparas, y entonces, repasar de nuevo todos los puntos para asegurarte que todo está incluido. No hace daño tener otro par de ojos para revisar la propuesta de oferta para asegurarse de que no se han olvidado de nada antes de enviarla.
Hay algunos otros requisitos que pueden ir de la mano con la preparación de tu oferta que también pueden hacer que ésta sea rechazada si no los tomas en cuenta. Por ejemplo, asistir a las juntas o visitas obligatorias y cumplir con la fecha y hora límite de entrega.
Todos estos requerimientos se indicarán claramente en las bases de la licitación y su incumplimiento resultará en la descalificación.
No dejes que todo el tiempo y esfuerzo que pasaste integrando tu propuesta se desperdicie porque olvidaste hacer algo tan simple como firmar todas las hojas de la propuesta o no llegar a tiempo a la entrega.
Si quieres realiza documento con los principales motivos de descalificación en licitaciones públicas.
Error 3: LISTADOS DE CANTIDADES ERRÓNEAS
Si no te tomas el tiempo para revisar completamente los planos y especificaciones para determinar con precisión medidas y cantidades, terminarás con costos de construcción incorrectos al calcular tu oferta. Tener medidas y cantidades precisas, es esencial para generar una oferta acertada para un proyecto.
Usar programas de cuantificación como como los que existen en el mercado, o el mismo AutoCAD, para cuantificar, puede garantizar la obtención de mediciones correctas para poder enviar una propuesta precisa. Errores en la cuantificación y medición, harán que calcules incorrectamente la cantidad de materiales de construcción y la mano de obra necesarios para completar el trabajo, lo que a su vez causará que sobre o subestimes tus costos de construcción.
En un concurso o licitación por precios unitarios, normalmente se mantienen fijas las cantidades de obra aun cuando se pudieran detectar errores; de cualquier forma, es importante comprobarlas a fin de detectar oportunidades para hacer ajustes competitivos.
También es importante usar las unidades de medida adecuadas cuando calcules tu oferta. Evita descuidos, como intercambiar unidades en aceros (ton - kg) o en las mezclas (m3 -lt); ya que esto, obviamente, afectará drásticamente tus costos estimados.
Tienes que asegurarte de tomar las medidas de la fuente de información correcta. Con frecuencia, los planos te indicarán que no escales los dibujos o que uses las dimensiones escritas o calculadas que se proporcionan en las especificaciones. Esto ocurre más a menudo cuando se usan documentos electrónicos, debido a que al aumentar o reducir el tamaño del dibujo para imprimirlo, puede resultar en una escala incorrecta; lo que afectaría de forma negativa tu oferta.
Si alguna vez tienes dudas sobre dónde tomar tus mediciones, entonces deberías acudir para hacer aclaraciones.
Error 4: NO VISITAR EL SITIO DE LA OBRA
No tener una buena comprensión de las condiciones actuales del sitio puede crear problemas en el futuro si consigues el contrato. Pueden existir condiciones únicas del sitio, como ubicación o accesibilidad limitada, que resultará en costos adicionales en rubros como acarreos, equipo y mano de obra.
Si no visitas el sitio no podrás enterarte si estas condiciones existen y que se tendrán que considerar costos adicionales en tu oferta, los cuales reducirán tu ganancia si ganas el trabajo.
Muchas veces se celebra una visita al sitio o una junta de aclaraciones posterior al tiempo de visita. Al preparar una propuesta de oferta quieres tener tanta información como sea posible para poder compilar una oferta competitiva, y el rehusarse a asistir a una reunión pre-licitación o a una visita al sitio, te pondrá en una grave desventaja.
Como ejemplo de una obra, en la elaboración de un concurso para una línea de colector sanitario con una tubería de 3 m. de diámetro sobre una calle de 5.5 m. de ancho de canales, al hacer el recorrido por el sitio se detectó la imposibilidad de que los vehículos de suministro de materiales pudieran dar vuelta en U y regresar; por lo que las maniobras se tendrían que realizar con una aproximación en reversa y uno por uno, con el consecuente menor rendimiento del acarreo.
Error 5: NO BUSCAR ACLARACIONES
Al preparar una oferta tienes que hacer tu investigación para garantizar que tienes toda la información pertinente, que ésta es precisa, y que tienes un completo entendimiento de la misma. Esto significa revisar completamente los planos y especificaciones para determinar todo lo necesario para ofertar por el proyecto y completar el trabajo. Si no estás seguro de algún aspecto del proyecto al preparar tu oferta, tienes que buscar aclaración de parte del punto de contacto del proyecto; ya sea éste el arquitecto, el propietario o el representante del propietario. Las consultas o visitas se celebran con el fin de que se responda a preguntas respecto a los planos y especificaciones, condiciones del sitio y otros puntos específicos del trabajo.
Si no asistes, te pierdes de la mejor oportunidad para aclarar los requisitos del proyecto.
Esta podría ser la única ocasión que tengas de caminar por el sitio para tener un mejor entendimiento de con qué estarás tratando. Ten en cuenta que normalmente hay fechas límite para realizar preguntas, esto con el fin de que se realicen los cambios a los planos y especificaciones y para que se envíe cualquier adición a los licitantes. Si no tienes claro algún aspecto del proyecto, te corresponde a ti, obtener la aclaración. Hacer suposiciones no es la forma de presentar una oferta ganadora. Si no eres capaz de conseguir respuestas que satisfagan tus preguntas, entonces probablemente deberías reconsiderar ofertar por el proyecto.
Error 6: ERRORES DE CÁLCULO O DEDO
Los errores de cálculo pueden tener un efecto devastador en tu oferta. Los errores aritméticos pueden hacer que tu oferta se encuentre por encima, o por debajo, del costo actual para completar el trabajo. Los cálculos manuales fácilmente pueden resultar en errores aritméticos o de dedo. Siempre usa una hoja de cálculo o algún tipo de software para ofertas de licitaciones de construcción, a fin de garantizar que tus cálculos son precisos. Si estás usando un software o una calculadora, los errores pueden atribuirse, por lo general, a no ingresar los números correctamente.
Siempre revisa dos veces tus cálculos para asegurarte de que todos tus números y operaciones son correctos. Este es otro de esos casos donde el tener otro par de ojos para revisar tus cifras y cálculos, puede ayudar a evitar errores costosos.
Error 7: NO EVALUAR LAS NECESIDADES DE MAQUINARIA
El equipo de construcción llega a representar el 50% del importe total de obras de carreteras, vías férreas, aeropistas, rompeolas, dragados; por lo que es necesario ponerle especial atención. Debes verificar que tu maquinaria esté en buen estado y funcione a su máximo rendimiento; de lo contrario, podría causar retrasos en tu itinerario de construcción.
El equipamiento que no esté funcionando de manera óptima puede incrementar el tiempo necesario para completar ciertas tareas. Tener que rentar equipo adicional de forma inesperada, o enfrentarse a retrasos, puede afectar negativamente el resultado final de un proyecto.
Recuerda que es universalmente aceptado el considerar el costo de las máquinas nuevas; pero de forma interna, se debe comparar el rendimiento con el equipo usado disponible. Es importante aplicar el costo horario del equipo adecuado; por ejemplo: compactadores de cilindros con patas en suelos arcillosos, o no usar tractores de 300 hp para desmonte en la zona semidesértica.
Para obra pública, en la cual no se admite el cálculo de costo por arriendo, en el análisis precios unitarios se debe convertir el costo de arriendo de la maquinaria a un costo horario y cómo considerar cuidadosamente el rendimiento real a efecto de equiparar su costo unitario de maquinaria usada entre el rendimiento de la misma, con el de la nueva.
Hay que tener mucho cuidado con las fórmulas para los coeficientes de consumos, no se requiere usar los HP ni los coeficientes (0.1514) que se usaban hace más de 50 años cuando la maquinaría era muy diferente a la actual. Dichas fórmulas del pasado, resultan casi 100% por arriba de los consumos reales.
Error 8: SUBCONTRATISTAS NO CALIFICADOS
El obtener precios de subcontratistas puede ser complicado. Quieres precios competitivos de parte de tus subcontratistas, pero también quieres tener certeza de que realizarán el trabajo requerido de forma eficaz. Esto es cierto, tanto si se trata de un subcontratista que estás usando por primera vez, o uno con el que has trabajado durante años.
Una solución es establecer un proceso de precalificación para los subcontratistas que quieran trabajar contigo. Hacer esto te permite tener un mejor entendimiento del tipo de trabajo que son capaces de hacer, al evaluar su calidad y rendimiento en proyectos anteriores.
Como mínimo, debes obtener ofertas de al menos tres compañías diferentes para cada operación en la que necesitarás subcontratar trabajo para asegurarte de obtener los mejores precios. Revisa y evalúa cuidadosamente cada oferta para asegurarte que los precios cotizados son completos y precisos.
Cuando solicites ofertas de parte de subcontratistas, define claramente el alcance del trabajo que se espera que el subcontratista realice. Si no defines claramente el alcance de los servicios solicitados a los subcontratistas, esto podría resultar en la adición de costos innecesarios a tu oferta debido a superposición del trabajo ofertado, tanto por ti como por tu subcontratista.
En el presupuestos con precios unitarios recomendamos comparar las propuestas recibidas con los precios unitarios, convirtiendo los precios unitarios a pago por obra, para ver si las propuestas son competitivas. Obviamente, que hay que hacer ajustes por los pagos de prestaciones por parte del subcontratista y los factores de demanda del mercado.
Error 9: IMPLICACIONES LABORALES
Ser capaz de estimar con precisión los costos de la mano de obra, puede ser uno de los aspectos más difíciles y complicados en la preparación de tu propuesta de oferta. Para determinar tus costos de mano de obra tienes que considerar el factor de salario real; para ello, en el presupuesto por precios unitarios que se incluye en el presupuesto en Excel existen varias tablas para facilitar el proceso de cálculo.
También, tienes que tomar en cuenta la disponibilidad de mano de obra en la localidad que es afectada por la oferta y la demanda. La falta de mano de obra calificada, idiosincrasia y sindicatos, pueden afectar tus rendimientos y costos de mano de obra.
Se recomienda usar por obra los negociados, para convertirlos en rendimientos en los análisis de PU de los conceptos de trabajo más relevantes.
Error 10: NO CONSIDERAR RENDIMIENTOS DE MANO DE OBRA REALES
Conseguir una lista completa de rendimientos de mano de obra para descargar.
Los trabajadores más experimentados pueden completar las tareas rápido, lo que reduciría el número de horas-hombre necesarias; pero tendrás que pagarles más por sus servicios. Los trabajadores con menos experiencia, necesitarán más horas-hombre para completar un trabajo; pero puedes pagarles un menor salario. Saber o detectar los factores que favorecen o perjudican la productividad del personal obrero de la construcción para aplicar factores de ajuste que los hagan más reales. Existen más de sesenta (60) factores, pero, entre los principales tenemos: temperatura ambiental, humedad, precipitación pluvial, obstrucciones en el sitio, tamaño del proyecto, turno, número de niveles.
Error 11: MALINTERPRETAR LOS REQUISITOS DE MATERIAL
Los costos de los suministros y materiales de construcción pueden cambiar rápidamente y variar mucho en diferentes áreas del país. Si se requieren materiales especiales con los que no estás familiarizado, no debes suponer que su costo es comparable al de materiales similares.
Tu mejor opción siempre es comunicarte con proveedores locales para conseguir costos actualizados de materiales y de entrega. También debes cerciorarte de que los suministros y materiales de construcción requeridos en las especificaciones están claramente definidos, para estar seguro de que estás valorando los materiales correctos.
Si no estás seguro de los materiales solicitados en las especificaciones, siempre debes conseguir la aclaración. Los traslados, fletes, maniobras y desperdicios, no deben de ser pasados por alto durante la etapa de estimación.
Error 12: OFERTAS APRESURADAS
El preparar una buena propuesta que sea competitiva, toma tiempo. Si tratas de apresurar el proceso, te llevará a cometer errores. Necesitas el tiempo necesario para leer y comprender los planos y el alcance del trabajo, y reunir y evaluar ofertas de subcontratistas. No caigas en la trampa de pensar que si has hecho un trabajo similar en el pasado, pueden simplemente presentar una oferta sin hacer la investigación debida. Integrar una propuesta es más complicado que sólo juntar algunos números y llenar un formulario de licitación. Si no tienes el tiempo para evaluar completamente y compilar una oferta adecuada, entonces, no deberías intentar hacerlo. Algunas veces, el no ofertar en un proyecto es una mejor decisión de negocio que presentar una oferta que armaste de último minuto.
La capacitación adecuada en Análisis de precios unitarios y en programas pueden acelerar el proceso de creación de propuestas.
Error 13: PASAR POR ALTO RIESGOS
Identificar y gestionar riesgos es probablemente el aspecto que más se pasa por alto al preparar una propuesta de oferta. Cada proyecto de construcción viene con su propio conjunto de riesgos únicos. Una vez que has identificado los riesgos potenciales, debes analizarlos y evaluarlos individualmente para que puedan ser gestionados y mitigados adecuadamente cuando ocurran.
También tienes que tomar en cuenta la probabilidad del riesgo identificado y el impacto que puede tener en el proyecto. Un riesgo de baja probabilidad con un bajo impacto puede ser fácil de mitigar; pero, un riesgo con una alta probabilidad y con un alto impacto que no puedes manejar de forma efectiva, puede ser perjudicial para la rentabilidad del proyecto.
Al identificar y evaluar los riesgos posibles asociados con un proyecto, mientras elaboras una oferta, hará que estés mejor preparado para manejar la situación cuando algo salga mal. En el curso de presupuestos por precios unitarios, explicamos la forma en la que se puede incluir como un porcentaje estadístico en un rubro, explícito o implícito (dependiendo del cliente y tipo de concurso), que cubra los costos riesgosos.
Ejemplo: escalaciones marginales no autorizadas, deudas incobrables o contingencias menores.
En conclusión, preparar una propuesta para un concurso o licitación de construcción, no es una tarea fácil. Una propuesta ganadora y competitiva requiere mucho tiempo y atención al detalle. Revisa bien los recursos de que dispones y determina si cuentas son suficientes para entrar al concurso. Cometer errores puede llevar a presentar muchas ofertas con un precio elevado y poco competitivo; o peor aún, muchas ofertas con precios por debajo del costo real con lo que no obtienes ganancia en ellas.
La clave para ganar más concursos es ser selectivo y capaz de estimar de forma precisa todos los costos requeridos para completar el trabajo, mientras consideras una ganancia razonable para tu compañía.
Eso se puede lograr fácilmente al evitar estos 13 errores de miedo en las ofertas para licitaciones en la construcción.
