Cotizar .....Como

Antes de empezar deberemos despejar ciertas dudas, comencemos con algunas definiciones.

Cotizar es simplemente la acción de solicitar a los proveedores precios de provisión ya sea tanto de materiales, servicios, mano de obra o simplemente solicitar precios por obra vendida a los subcontratistas.

Que entendemos por subcontratista persona o empresa que presta servicios y como su palabra lo indica aquel que trabaja para un contratista independiente el cual mantiene para si un contrato y que de acuerdo a ese contrato se estipula, si puede o no subcontratar servicios, si el mandante así lo desea o autoriza.

Que entendemos como proveedor aquella persona o empresa que surte o proporciona de materiales, servicios (arriendos u otros) o tan solo mano de obra que se requieren en las cotizaciones.

Para que se cotiza, se cotiza para obtener primero el producto de acuerdo a ciertas especificaciones de calidad según lo indica las especificaciones técnicas del proyecto y obtener el mejor precio, una fecha de entrega, si tiene en stock y para poder armar con ellos los análisis de precios unitarios que se requiere insertar en el presupuesto oficial.

Una vez armado el presupuesto oficial, se licite una obra en las mejores condiciones y poder así el mandante principal  dentro de quienes postulan poder seleccionar y  lograr obtener el contrato de trabajo tan anhelado.

Que se cotiza todo lo que el contratista o subcontrato no pueda hacer, ejecutar o fabricar.

Cuál es el procedimiento de cotizar :

a. Lo primero que se debe realizar es hacer una tabla ordenada por obra en Excel (una planilla electrónica) que indique en sus columnas lo siguiente:

Producto-Nombre del proveedor-Nombre de contacto-celular-fono-nombre de la empresa- rut de la empresa - mail- fecha- ok (si acepta) o una X (si no cotiza o no tiene o no quiere).

b. Una segunda tabla de seguimiento que puede ser enlazada con la primera que indique en sus columnas  el producto, fecha de contacto, luego comentarios del vendedor con consultas y cambios no solo en cantidad,  producto o solicitar más cotizaciones de otros servicios o materiales, compromisos de entrega, y se realiza esta tabla principalmente como un recordatorio o una bitácora de seguimiento.

c. Cuantas cotizaciones se requieren de un producto,  como mínimo tres o las que sean necesarias para tomar una decisión mediante la ejecución de un cuadro comparativo que se debe realizar comparando a los tres proveedores en precio, calidad (puede existir un alternativo), fecha de entrega, anticipo, forma de pago, oferta, flete, carga y descarga.

d. Que información entrego al proveedor: Las especificaciones técnicas que se relacionan con el material a proveer, cantidades aproximadas, planos en Autocad o en PDF, condiciones de la cancha (lugar donde se ocupará el material o servicio), lugar de despacho, fecha de entrega de la cotización.

Que errores se cometen:  

- Utilizar precios de otras propuestas,

- No debe ocupar su celular debe ocupar el celular o teléfono  de la empresa,

- Insertar en el presupuesto precios sin cotizar, se deben tener cotizaciones.

- No llamar regularmente al proveedor como van las solicitudes de cotizaciones, puesto que por lo general, le entregarán la información el mismo día que usted debe entregar la propuesta (licitación), por ende entregar fecha anterior a la entrega de la licitación,

- Indicar las cubicaciones exactas al proveedor es nefasto nunca es de confiar siempre entregue rangos si entrega cantidades su enemigo o adversario sabrá esa información,

- Una vez entregada la cotización se debe revisar posteriormente comparar, para  cotejar.

- Nunca utilizar cubicaciones entregadas o previstas por proveedores sin corroborar usted las cubicaciones entregadas por estos proveedores,

- Por lo general van con mucha pérdida y a veces los proveedores no cubican preciso o entregan datos erróneos.